Termin‒ und Impferinnerungssysteme
Automatisiert zum besseren Service
Erinnerung schafft Bindung
In vielen Tierarztpraxen bleiben wertvolle Chancen ungenutzt: Impfzyklen werden übersehen, Kontrolltermine nicht eingehalten, Folgebehandlungen häufig verschoben. Automatisierte Erinnerungssysteme könnten hier Abhilfe schaffen.
Diese Tools sparen nicht nur Zeit, sie verbessern auch die Versorgung, stärken die Beziehung zu Kund:innen und machen Ihre Praxis professioneller wahrnehmbar. Wer systematisch erinnert, gewinnt Vertrauen und Planungssicherheit.
1. Warum Erinnerungen so entscheidend sind
Die meisten Halter:innen behalten Impfintervalle kaum im Kopf und verschieben Behandlungstermine schnell. Ohne aktive Erinnerung bleiben medizinisch wichtige Termine häufig unbesucht.
Zahlen bestätigen das: Digital gesteuerte Erinnerungen können die Rückkehrquote um bis zu 50 % steigern und reduzieren No‑Shows signifikant. In einer Umfrage von über 400 Praxen zeigte sich zudem, dass Erinnerungen sich positiv auf Patientenbindung und Umsatz auswirken.
🧠 Expertentipp: Legen Sie in Ihrer Praxis Prioritäten fest – z. B. Jahresimpfungen, Kontrollbesuche und chronische Krankheitsverläufe. Starten Sie mit einem Bereich und prüfen Sie nach vier Wochen: Wie viele Termine wurden erfolgreich gebucht, wie viele Rückmeldungen generiert?
2. Welche Erinnerungsarten lohnen sich?
Nicht jede Erinnerung passt überall.
Empfehlenswert sind:
🟢 Impfauffrischungen (z. B. jährlich)
🟢 Kontrolltermine nach Operationen oder Therapien
🟢 Wiederkehrende Diagnostik bei chronischen Erkrankungen
🟢 Saisonale Themen wie Zeckenschutz oder Urlaubsbescheinigungen
Ein zusätzlicher Reminder am Tag vor dem Termin per SMS senkt Ausfälle weiter um etwa 20 %.
🧠 Umsetzungstipp: Segmentieren Sie Ihre Zielgruppen: Chronische Fälle erhalten z. B. eine andere Ansprache als Welpenbesitzer. Ein zusätzlicher Hinweis wie „Bringen Sie bitte Kotprobe mit“ erhöht Rücklaufquoten noch weiter.
3. Wie automatische Systeme arbeiten
Moderne Praxissoftware bietet vorgefertigte Erinnerungssysteme, etwa:
🟢 Templates, die Sie individuell anpassen
🟢 Versand frei wählbar, z. B. zehn Tage vor dem Termin
🟢 Möglichkeit zur Direktbuchung über Link in der Nachricht
Softwarelösungen wie petsXL, easyVet oder VETERA verfügen über integrierte Module, externe Tools wie Brevo oder CleverReach lassen sich ebenfalls anbinden.
🧠 Insider-Tipp: Verbinden Sie Diagnoseschlüssel oder Produktcodes mit Erinnerungen. Bei vielen Systemen lässt sich automatisch bei jeder Impfung eine Erinnerung generieren und später versenden – ohne manuelles Nachbearbeiten.
4. Was bei der Einführung zu beachten ist
Die Technik alleine reicht nicht.
Wichtig sind:
🟢 Eine einfache, DSGVO-konforme Einwilligung (z. B. im Aufnahmeformular)
🟢 Sprachstil der Nachrichten passend zur Praxisidentität
🟢 Regelmäßige Datenpflege (z. B. richtige Rufnummer, Tiername, Besitzerstatus)
🟢 Testlauf: Senden Sie die Erinnerung zuerst an sich selbst – reagieren Sie darauf? Würden Sie sich angesprochen fühlen?
🧠 Praxis-Vorteil: Führen Sie zu Beginn einen Mini-A/B-Test durch. Versenden Sie z. B. zwei Varianten: „Termin liegt an“ vs. „Wir freuen uns auf Ihren Besuch“. So lernen Sie, welcher Stil besser konvertiert.
5. Erinnerung als Strategie für Pflege und Bindung
Erinnerungen sind mehr als Termin-Alerts.
Sie können zusätzlichen Wert liefern:
🟢 Ein Satz mit Gesundheitstipp („Im Frühjahr ist Zeckenschutz besonders wichtig…“)
🟢 Ein Link zu einem Blogartikel oder Praxisvideo
🟢 Persuasive Formulierungen wie: „Damit Clara gesund und munter am Strand mitspielen kann“
Diese Elemente erhöhen die Öffnungsrate und stärken das Servicegefühl deutlich.
🧠 Expertenidee: Testen Sie unterschiedliche Formate – z. B. informative Erinnerung + Bloglink, persönliche Grußformel, saisonale Empfehlung. Messen Sie, welche Version mehr Rückmeldungen erzielt.
Fazit: Erinnern heißt wertschätzen – und wirkt doppelt
Automatisierte Systeme sind kein Luxus, sondern effizientes Praxismanagement. Sie fördern Gesundheit, Vertrauen und Servicequalität – mit minimalem Aufwand.
Der Schlüssel liegt in der sorgfältigen Einführung, emotionalen Kommunikation und kontinuierlichen Optimierung. Wer konsequent erinnert, sichert Tiergesundheit, Praxisplanung und Kundenbindung langfristig.
