5 Tools, die Ihnen jeden Monat 10 Stunden Verwaltungszeit sparen
Zeit ist die knappste Ressource in Ihrer Praxis
Der Alltag in Tierarztpraxen ist geprägt von hoher Taktung: Patiententermine, Rückrufe, Dokumentationspflichten, Teamabstimmungen und mittendrin viele Verwaltungsaufgaben, die zwar notwendig, aber selten wertschöpfend sind. Was bleibt, ist das Gefühl: Es ist nie genug Zeit für das, was eigentlich wichtig wäre.
Laut einer Erhebung der Bundestierärztekammer (BTK) geben über 70 % der Praxisinhaber:innen an, dass organisatorische Prozesse und Bürokratie sie regelmäßig vom eigentlichen Beruf abhalten. Besonders gravierend: Auch das Team empfindet diesen Druck zunehmend als belastend.
➡ Die gute Nachricht: Digitale Lösungen können heute nachweislich mehrere Stunden Zeit pro Monat und pro Mitarbeitendem einsparen – ohne den Praxisbetrieb umzukrempeln. Entscheidend ist, welche Tools Sie wählen und wie sie ins Team integriert werden.
Hier sind fünf erprobte digitale Helfer, die sich im Praxisalltag bewährt haben.
1. Online‒Terminvergabe mit Kalendersynchronisierung
Viele Praxen erreichen den Großteil ihrer Anrufe während der Stoßzeiten – meist dann, wenn ohnehin alles gleichzeitig passiert. Dabei lassen sich Terminvereinbarungen heute einfach automatisieren. Patient:innen können rund um die Uhr Termine buchen, verschieben oder absagen. Das reduziert Rückrufe, entlastet das Telefon und vermeidet Doppelbelegungen.
Einige Systeme bieten zusätzlich automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail, was die Ausfallquote deutlich senkt.
💡 Expertentipp: Achten Sie darauf, dass die Online-Terminvergabe direkt mit Ihrem Praxiskalender synchronisiert wird. Tools wie Doctolib Vet oder petsXL bieten zudem eine Integration mit Erinnerungsfunktionen und Patientenhistorie.
2. Digitale Patientenaufnahme vor dem Besuch
Der klassische Anamnesebogen am Empfang kostet oft wertvolle Minuten – besonders dann, wenn er erst ausgefüllt wird, wenn der nächste Patient schon wartet. Digitale Aufnahmeformulare per Link oder QR-Code ermöglichen es Halter:innen, die wichtigsten Daten bereits vor dem Termin bereitzustellen.
Das verbessert nicht nur die Vorbereitung des Teams, sondern reduziert auch Tippfehler, Rückfragen und Engpässe am Empfang.
💡 Expertentipp: Kombinieren Sie die digitale Aufnahme mit einem kurzen Vorab-Infoblatt (z. B. „So läuft Ihr Termin bei uns ab“) – das schafft Vertrauen und Transparenz schon vor Betreten der Praxis.
3. Automatisierte Impferinnerungen und Kontrollhinweise
Viele Patient:innen kommen zu spät oder gar nicht zur Folgebehandlung – oft einfach, weil sie es vergessen. Automatisierte Erinnerungen per E-Mail oder SMS sorgen dafür, dass Kontrolluntersuchungen, Impfintervalle oder Nachsorgetermine im Blick bleiben. Gleichzeitig bleibt Ihr Terminbuch gleichmäßiger gefüllt.
💡 Expertentipp: Nutzen Sie die Reminder auch als sanfte Möglichkeit zur Kundenbindung. Eine kurze persönliche Formulierung („Wir freuen uns, Muffin bald wiederzusehen“) wirkt besser als eine reine Systemnachricht. Programme wie Brevo, ActiveCampaign oder Funktionen innerhalb der Tierarztsoftware bieten diese Möglichkeiten.
4. Digitale Dienstplanung und Schichtkoordination
Papierpläne am Schwarzen Brett oder improvisierte WhatsApp-Absprachen führen häufig zu Missverständnissen und unnötigem Mehraufwand. Digitale Planungstools bringen mehr Übersicht – sowohl für Praxisleitung als auch für das Team.
Dort können Dienstzeiten, Urlaube und Vertretungen transparent dargestellt, kommentiert und aktualisiert werden – auch mobil.
💡 Expertentipp: Tools wie Papershift oder Dienstplan-Maschine bieten eine Mitteilungsfunktion für Schichtwünsche, Krankmeldungen und Schichttausch. Damit reduzieren sich interne Rückfragen oft um die Hälfte.
5. Interne Kommunikation per Team‒App oder Chat‒Lösung
„Kannst du mir noch kurz ...?“ – diese kleinen Nachfragen summieren sich schnell zu einem echten Zeitfresser. Statt Informationen über Zettel, Mails oder nebenbei geführte Gespräche zu steuern, lohnt sich eine zentrale digitale Kommunikationsplattform.
Ob Übergaben, kurze Notizen oder Links zu Laborergebnissen: Alles ist strukturiert auffindbar und für alle Beteiligten nachvollziehbar.
💡 Expertentipp: Für viele Praxen reicht bereits ein gut strukturiertes WhatsApp Business, wer mehr braucht, kann auf Slack oder Microsoft Teams setzen. Wichtig: Klare Regeln zur Nutzung verhindern Dauerbeschallung.
Fazit: Zehn Stunden Zeitersparnis sind realistisch
– pro Person
Die Digitalisierung in der Tierarztpraxis muss nicht disruptiv oder teuer sein. Im Gegenteil: Schon mit fünf zielgerichteten Tools lassen sich 8 bis 12 Stunden Arbeitszeit pro Monat und Mitarbeitendem einsparen – Zeit, die Sie in Behandlungen, Teamführung oder einfach in Entlastung investieren können.
Wichtig ist, dass die gewählten Lösungen zum Alltag Ihres Teams passen, sich leicht integrieren lassen und nicht als Belastung empfunden werden. Genau dort liegt oft der Schlüssel zum Erfolg.
Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl oder Einführung benötigen, beraten wir Sie gerne.
